انبارگردانی یکی از فرآیندهای مهم و حیاتی در مدیریت موجودی کالا در سازمانها، شرکتها و واحدهای تولیدی و بازرگانی است. هدف اصلی انبارگردانی، تطبیق موجودی واقعی انبار با اطلاعات ثبتشده در سیستمهای حسابداری و انبارداری است. برای اجرای صحیح این فرآیند، آشنایی با اصطلاحات تخصصی انبارگر دانی اهمیت زیادی دارد؛ چراکه این اصطلاحات مبنای ارتباط میان واحد انبار، حسابداری، مدیریت و حسابرسی هستند. در این مقاله، مهمترین اصطلاحات انبارگردانی بهصورت جامع و کاربردی توضیح داده میشود.
۱. انبار
انبار مکانی فیزیکی یا مجازی است که کالا، مواد اولیه، قطعات و محصولات نهایی در آن نگهداری میشود. انبارها میتوانند انواع مختلفی داشته باشند، مانند انبار مواد اولیه، انبار کالای در جریان ساخت و انبار کالای ساختهشده. مدیریت صحیح انبار نقش مهمی در کاهش هزینهها و جلوگیری از کسری یا مازاد موجودی دارد.
۲. انبارگردانی
انبار گردانی به فرآیند شمارش، اندازهگیری و ثبت موجودی واقعی کالاها در انبار گفته میشود. این عملیات معمولاً بهصورت دورهای (سالانه، فصلی یا ماهانه) انجام میشود و هدف آن شناسایی مغایرت بین موجودی واقعی و موجودی دفتری است.
۳. موجودی واقعی
موجودی واقعی به تعداد یا مقدار فیزیکی کالاهایی گفته میشود که در زمان انبارگردانی عملاً در انبار وجود دارد. این موجودی از طریق شمارش، توزین یا اندازهگیری بهدست میآید و مبنای مقایسه با موجودی ثبتشده در دفاتر است.
۴. موجودی دفتری
موجودی دفتری مقدار کالایی است که طبق اسناد حسابداری و سیستم انبارداری ثبت شده است. این موجودی ممکن است به دلیل خطاهای ثبت، سرقت، ضایعات یا اشتباهات عملیاتی با موجودی واقعی تفاوت داشته باشد.
۵. مغایرت انبار
مغایرت انبار به اختلاف بین موجودی واقعی و موجودی دفتری گفته میشود. این مغایرت میتواند بهصورت کسری (کمبود) یا اضافی (مازاد) موجودی باشد. شناسایی و تحلیل دلایل مغایرت از اهداف اصلی انبارگردانی است.
مغایرت انبار اختلاف بین موجودی واقعی و ثبتشده است که بهصورت کسری یا اضافی ظاهر میشود و بررسی آن برای اصلاح خطاها و کنترل موجودی اهمیت دارد.
۶. کسری انبار
کسری انبار زمانی رخ میدهد که موجودی واقعی کمتر از موجودی دفتری باشد. دلایل کسری میتواند شامل اشتباه در ثبت خروج کالا، ضایعات ثبتنشده، سرقت یا خرابی کالا باشد.
۷. اضافی انبار
اضافی انبار زمانی اتفاق میافتد که موجودی واقعی بیش از موجودی ثبتشده در دفاتر باشد. این وضعیت معمولاً به دلیل ثبت نشدن ورود کالا، اشتباه در شمارش قبلی یا خطاهای سیستمی ایجاد میشود.
۸. کارت انبار
کارت انبار سندی است که برای ثبت ورود، خروج و مانده هر کالا در انبار استفاده میشود. این کارت میتواند بهصورت دستی یا الکترونیکی باشد و یکی از ابزارهای اصلی کنترل موجودی محسوب میشود.
۹. رسید انبار
رسید انبار سندی است که هنگام ورود کالا به انبار صادر میشود و نشاندهنده تحویل کالا به انباردار است. این سند مبنای ثبت افزایش موجودی در سیستم انبارداری و حسابداری قرار میگیرد.
۱۰. حواله انبار
حواله انبار سندی است که برای خروج کالا از انبار صادر میشود. خروج کالا بدون حواله رسمی تخلف محسوب میشود و میتواند باعث ایجاد مغایرت در انبار گردد.
۱۱. کمیته انبارگردانی
کمیته انبار گردانی گروهی متشکل از نمایندگان واحدهای مختلف مانند انبار، حسابداری، مالی و گاهی حسابرسی است که مسئول نظارت و اجرای فرآیند انبارگردانی هستند. استقلال اعضای این کمیته به افزایش دقت و صحت عملیات کمک میکند.
۱۲. شمارش اول و شمارش دوم
در فرآیند انبار گردانی معمولاً شمارش کالا در دو مرحله انجام میشود. شمارش اول توسط تیم اولیه و شمارش دوم برای کنترل و تأیید نتایج انجام میگیرد. اختلاف بین این دو شمارش بررسی و اصلاح میشود.
۱۳. برگه انبارگردانی
برگه انبارگردانی فرمی است که اطلاعات شمارش کالا مانند نام کالا، کد، واحد اندازهگیری و مقدار شمارششده در آن ثبت میشود. این برگه یکی از اسناد مهم در فرآیند انبارگردانی است.
۱۴. ضایعات انبار
ضایعات به کالاهایی گفته میشود که به دلیل خرابی، شکستگی، فساد یا پایان عمر مصرفی، قابل استفاده یا فروش نیستند. ثبت و تعیین تکلیف ضایعات نقش مهمی در واقعیسازی موجودی انبار دارد.
ضایعات انبار شامل کالاهای غیرقابل استفاده یا فروش است که به دلیل خرابی یا پایان عمر مصرفی ایجاد میشوند و ثبت آنها برای واقعیسازی موجودی ضروری است.
۱۵. انبارگردانی ادواری و دائمی
انبارگردانی ادواری در فواصل زمانی مشخص انجام میشود، در حالی که انبارگردانی دائمی بهصورت مستمر و همزمان با عملیات انبار انجام میگیرد. هر یک از این روشها مزایا و معایب خاص خود را دارند.
نتیجهگیری
آشنایی با اصطلاحات انبار گردانی برای افرادی که در حوزه انبارداری، حسابداری و مدیریت فعالیت میکنند، ضروری است. این اصطلاحات زبان مشترک میان بخشهای مختلف سازمان را شکل میدهند و درک صحیح آنها باعث افزایش دقت، شفافیت و کنترل موجودی میشود. اجرای درست انبارگردانی با استفاده از مفاهیم و اصطلاحات استاندارد، نقش مهمی در کاهش خطاها، جلوگیری از زیانهای مالی و بهبود تصمیمگیری مدیریتی دارد.
برای مشاهده مطالب بیشتر اینجا کلیک کنید.
